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关于促进我省档案服务业健康发展的意见
文号: 发布机构: 发布时间:2016-06-06 签发时间: 浏览次数:

  浙档发〔2016〕7号

  各市、县(市、区)档案局,省直各单位:

  为规范并支持档案服务机构参与档案事务,进一步提高我省档案服务业发展质量和水平,根据有关法律法规和文件精神,现就促进我省档案服务业健康发展提出如下意见。

  一、重要意义和发展目标

  (一)重要意义。档案服务业是运用现代档案管理知识、技术和场所、设备、设施等要素向社会提供智力成果、劳务服务、档案产品的新兴行业,是档案事业的重要组成部分。近年来,我省档案服务业发展迅速,规模不断扩大,水平持续提升,在档案工作中的作用日益凸显。但我省档案服务业发展仍存在产业规模偏小、有效供给不足,职责体系不健全、行业管理薄弱,服务机构发展水平不高、从业人员素质偏低等问题。推进档案服务业供给侧结构性改革,是保障我省档案事业健康发展的重要手段,是培育档案事业发展新动能的重要途径,是档案工作自身转型发展的重要内容,对深化推进“五档共建”,打造浙江档案工作升级版,加快建设档案工作强省具有重要意义。全省各级档案部门要充分认识促进档案服务业健康发展的重要性,进一步增强责任感和紧迫性,创新制度机制,突出工作重点,采取有效措施,着力促进我省档案服务业健康发展。

  (二)发展目标。培育一批重合同、守信用,品质优、品牌好,能对档案事业发展起支撑作用的优质档案服务机构,服务能力和水平显著提升;制定一批具有浙江特色的档案服务业管理制度,建立有效的行业管理机制,促进档案服务机构自觉遵守相关法律法规制度。力争到“十三五”期末,基本建成有利于档案服务机构发展,有利于档案服务市场形成,较为完整的档案服务市场有效供给体系和较为完善的档案服务业管理体系,基本满足我省档案事业发展需要,档案服务业发展水平走在全国前列。

  二、加大档案服务业扶持力度

  (一)支持购买服务。支持鼓励机关、企事业单位购买档案服务,非涉密档案事务可以采取购买服务方式。扩大向社会购买档案服务的范围,将档案设备、设施、装具,档案抢救保护和开发,档案整理,档案数字化加工,档案信息系统建设和运维,档案寄存和托管,档案展览展示,档案文化建设,档案咨询及教育培训,基层档案公共事务等产品和服务纳入政府采购范围。适应政府职能转变要求,积极推进向档案学会等社会组织购买档案验收、项目评估、规划论证等行政辅助性技术事务。

  (二)构建扶持平台。积极搭建创业创新平台,在国家综合档案馆建立一批档案创业实训基地,鼓励高校开发开设档案领域创新创业教育课程,鼓励高、中职院校开展档案职业教育,订单式培养档案服务从业人员。运用政府购买服务、技能培训等方式,为初创档案服务机构提供咨询或技术服务。搭建企业、学校、科研机构相结合的“产学研”一体化平台,围绕与档案相关的大数据开发、安全监管、物联技术等新兴领域,提供技术服务。支持档案服务机构与数据存储、数据开发、文化创意、智能制造、休闲体验等新业态企业展开合作。建立档案服务电子商务示范平台,鼓励发展基于互联网的档案创新服务。

  (三)优化发展环境。及时发布档案服务业动态、供需信息,开展政策咨询和信息交流活动,努力为供需双方提供精准服务。会同主管部门建立档案服务外包评标专家库,创造公平公正的市场竞争环境。建立档案服务机构负责人列席档案工作有关会议制度,探索建立档案服务机构有序参与档案行政决策机制。适当吸收档案服务从业人员进入各级档案工作智库,在研究制定档案事业发展规划、法规政策及组织实施档案工作重大活动和重大项目决策中发挥“智囊团”“思想库”作用。通过制作出版电视专题片、刊物,发行档案服务消费指南、手册和地图等,宣传展示档案服务业形象,营造良好发展环境。加大行业宣传推介力度,支持档案服务机构赴省外、境外参展设展、考察交流,推广我省档案服务品牌。鼓励将档案服务机构纳入各级档案学会活动范畴。

  三、加强档案服务业管理

  (一)创新制度供给。制定档案托管寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用等档案服务业规范指引。会同标准化主管部门加快档案服务业地方标准化建设,规范档案服务内容流程、风险控制、质量评价、验收标准等,建立健全档案服务评价机制。探索建立档案服务外包负面清单制度,界定业务边界。

  (二)明确落实责任。档案服务外包单位是档案服务项目管理的第一责任主体,要切实履行档案安全领导责任、管理责任、检查责任,建立健全并严格落实档案安全和质量管理制度措施,及时消除安全隐患。档案服务机构是档案服务项目的直接责任主体,要健全规章制度,规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任、强化绩效考核,确保档案安全和服务质量。档案行政管理部门要依法履行行业监管责任,督促档案服务外包单位落实管理责任,检查档案服务外包中的档案安全、服务质量、管理措施和条件保障等情况,依法查处违法违纪行为。

  (三)加强合同管理。大力推行档案服务合同示范文本,明确标的、期限、数量、价格、保密、知识产权等要求以及双方的权利义务、违约责任等内容,细化服务质量评价标准及其方式,并将质量评价作为合同结算的重要依据,形成有效的合同约束机制。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源等采购方式择优确定档案服务供应商。对于重要的档案服务外包项目,外包单位应在发包前开展尽职调查,并将调查结果作为选择承包方的重要依据。档案服务外包单位应加强对档案服务的全程跟踪和全程监控,督促档案服务机构落实合同义务。

  (四)完善行政监管。档案行政管理部门要加强事中事后监管,依法开展对档案服务合规管理、质量管理、保密管理、安全管理等的监督检查。建立全省统一的档案服务机构行业信用评价制度,依法向社会发布全省档案服务机构、从业人员和服务项目信息、从业信用记录、行业监管信息等,强化守信激励和失信惩戒。根据事中事后监管制度要求,通过开展随机抽查、现场查验、风险评估、电子监管等,加大对档案服务外包事项的监管力度。探索重要档案服务外包项目监理机制。推进区域档案服务项目质量情况通报,完善服务质量监督检查机制。及时发布档案服务安全保密风险警示,督促消除档案安全保密风险隐患。将进馆单位档案事务服务外包情况,列入执法检查和业务年检范畴。建立重大档案服务质量、安全风险挂牌整改和分级督办机制,坚决防止档案安全、泄密事故发生。

  (五)推进行业自律。鼓励档案服务机构成立区域行业组织,发挥其在权益保护、资信认定、纠纷处理、失信惩戒等方面的作用,开展信用评价、咨询服务、业务培训等工作。鼓励支持档案服务机构开展基于互联网的服务质量评价。探索由行业组织委托第三方调查档案服务事项成本构成并定期公布,引导市场有序竞争。

  四、提升档案服务机构发展水平

  (一)坚持创新驱动发展。档案服务机构是档案服务业发展的市场化主体,要主动适应不断发展的档案事业新形势新要求,把创新作为引领发展的第一动力,把创新能力作为企业发展的核心竞争力,努力实现高质量、高效益、可持续发展。加大服务模式创新,把握市场信息,加大研发、营销力度,创新基于互联网的档案服务和产品,努力把总量做大、特色做优、产业链做长。加大产品科技创新,以新技术的重点突破带动和推进全面创新,持续提高产品和服务的技术含量。加大品牌培育创新,加强企业诚信建设,不断提升服务品质,有效提高企业知名度和美誉度,充分激发创新活力,更好地满足市场需求。

  (二)健全内部管理机制。档案服务机构应以科学管理不断推动质量和效能的提高。根据国家法律法规和市场环境的变化、自身条件和客户需求的发展,制定和实施业务规划,系统有效地将质量管理、保密管理、风险管理等与业务流程集成,提高业务活动规范化专业化水平。建立健全质量管理体系,加强服务项目实施中安全与质量的自检自测和问题整改。建立健全保密管理体系,根据保密行政管理部门、档案行政管理部门及客户的要求,取得相关保密资质。建立健全风险管理体系,制定实施应急处置预案,切实防范风险。建立健全业务管理档案,记录服务对象及其业务事项,满足服务机构合规管理要求。

  (三)提高从业人员素质。档案服务机构应为从业人员接受岗前教育、定期参加继续教育和业务培训提供保障,通过开展技能竞赛、业务研讨,选拔技术能手、技能专家等,促进从业人员素质提升。各级档案行政管理部门应为档案服务从业人员提供学习交流机会,鼓励从业人员参考参评档案专业职称,加大从档案服务从业人员中培养省“115”档案人才力度。

  本意见自2016年5月1日起实施。

  浙江省档案局

  2016年3月21日

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